De bepalingen van dit document zijn de algemene en bijzondere voorwaarden die gelden in de relatie tussen de opdrachtgever en de beroepsbeoefenaar.
Wettelijk gezien kan enkel een beroepsbeoefenaar die is ingeschreven bij het ITAA (Institute for Tax Advisors and Accountants) een boekhouding voeren voor rekening van derden. De beroepsbeoefenaar dient een zeer strikte deontologie te respecteren. Deze opdrachtbrief respecteert deze deontologie en is geïnspireerd op het model dat het Instituut aan zijn leden voorstelt.
Evenwel verzoeken wij u om bijzondere aandacht te besteden aan de artikels 12 tot 18 van dit document. Zij leggen immers in detail onze eigen werkingswijze uit.
Door aanvaarding van de opdracht verbindt de beroepsbeoefenaar zich ertoe om zich te houden aan de algemene voorwaarden. Door onze erelonen te betalen wordt de opdrachtgever geacht de algemene voorwaarden uitdrukkelijk te aanvaarden.
MDS Consulting voldoet aan de GDPR
Op 25 mei 2018, trad de General Data Protection Regulation (GDPR) in werking.
Het doel van de GDPR is om de bescherming van persoonsgegevens te verbeteren.
Uit hoofde van de opdracht die door de cliënt aan de professional is toevertrouwd, is de laatstgenoemde verplicht om – in strikte geheimhouding – boekhoudkundige, fiscale, juridische en sociale informatie over de opdrachtgever te verzamelen, waarvan sommige als “gevoelig” kunnen worden beschouwd.
De professional zorgt voor een optimale beveiliging van de behandeling en strikte bewaring van deze gegevens.
De professional levert de opdrachtgever:
MDS Consulting is lid van Kreston International
Kreston International is een wereldwijd netwerk van onafhankelijke beoefenaars van cijferberoepen die hun klanten kwaliteitsdiensten aanbieden.
Hoewel elk kantoor lid is van Kreston International (vennootschap naar Engels recht met beperkte aansprakelijkheid), verleent deze laatste zelf geen enkele beroepsdienst, noch aan de leden-kantoren noch aan de klanten van de leden-kantoren.De leden van Kreston zijn afzonderlijke entiteiten en zijn enkel met elkaar verbonden door hun lidmaatschap van hetzelfde netwerk.
Tal van leden – en dat is het geval voor MDS Consulting – gebruiken de naam Kreston als commercieel uithangbord.
Geen enkele bepaling of regel van Kreston vormt of impliceert een relatie van agent of vereniging tussen Kreston International en de leden-kantoren van het netwerk.
Afhankelijk van de activiteiten van de opdrachtgever, kan MDS Consulting:
Indien de opdrachtgever nadat wij hem in contact hebben gebracht met de zaakvoerders of personeelsleden van andere leden van Kreston hun diensten gebruikt, dient hij rechtstreeks met het lid eigen wettelijke bepalingen vast te stellen zonder dat MDS Consulting de overeenkomst mee ondertekent of enigszins aansprakelijk kan worden gesteld.
Bijgevolg is de beroepsbeoefenaar niet aansprakelijk voor de prestaties die door een ander lid van het netwerk worden verricht voor rekening van de opdrachtgever.
Het feit dat hij eventueel in contact werd gebracht door een ander lid van het netwerk, houdt geen enkele afhankelijkheid of aansprakelijkheid in van deze laatste, van zijn zaakvoerders of van zijn personeel.
Wanneer MDS Consulting om zijn opdracht goed te volbrengen een beroep doet op deze diensten, worden ze beschouwd als diensten die voor rekening van MDS Consulting zijn verleend door toeleveranciers, en niet door zaakvoerders of personeelsleden van andere leden van Kreston ofKreston International.
Bijgevolg is MDS Consulting even aansprakelijk voor deze prestaties als wanneer ze zouden zijn uitgevoerd door zijn eigen zaakvoerders of personeelsleden.
Kreston International en elk ander lid van Kreston draagt geen enkele andere aansprakelijkheid jegens de opdrachtgever dan deze die is vermeld in een ad hoc overeenkomst.
Door de bepalingen van deze opdrachtbrief te aanvaarden:
Elk lid-kantoor van Kreston, Kreston International, elke zaakvoerder of personeelslid en al onze zaakvoerders of personeelsleden genieten uitdrukkelijk deze beschermclausule. Ze kunnen deze beginselen inroepen in geval van geschil en de voorwaarden ervan doen respecteren.
Artikel 1: De opdracht
1.1 De opdrachtgever, die handelt in de voornoemde hoedanigheid, verklaart hierbij dat hij aan de beroepsbeoefenaar, die aanvaardt, de hierna volgende opdrachten toevertrouwt. De opdrachten worden strikt beperkt tot de hierna vermelde activiteiten en periodes. Ze houden enkel een middelenverbintenis en geen resultaatsverbintenis in. De genoemde opdrachten kunnen worden aangepast volgens de evolutie van de situatie van de opdrachtgever, de beroepsbeoefenaar of de wetgeving die van toepassing is op het beroep van erkend boekhouder-belastingadviseur. Beide partijen kunnen om deze aanpassing verzoeken, wat blijkt uit de uitdrukkelijke ondertekening door beide partijen van een clausule bij de oorspronkelijke overeenkomst of uit de feiten.
1.2 Boekhouding / Vennootschapsrecht
Art. 49 – Wet van 22 april 1999 – :
“ Diegene die de beroepsactiviteit van boekhouder uitoefent, is diegene die zich gewoonlijk en onafhankelijk en voor rekening van derden bezighoudt met:
– de organisatie van boekhoudingsdiensten en raadgeving daaromtrent;
– het openen, het houden, het centraliseren en het sluiten van boekingen, geschikt voor het opmaken van de rekeningen;
– het bepalen van de resultaten en het opmaken van de “jaarrekening” in de door de wet bepaalde vorm;
– de in artikel 38 bedoelde werkzaamheden”
1.3 Fiscaal recht
Art. 38 – Wet van 22 april 1999 – :
“De functie van belastingconsulent bestaat erin:
1° advies te verstrekken in alle belastingaangelegenheden;
2°belastingplichtigen bij te staan bij de nakoming van hun fiscale verplichtingen;
3°belastingplichtigen te vertegenwoordigen”
1.3.1 Btw
1.3.2 Directe belastingen
1.4 Bijzondere opdrachten
1.5 Diversen
Artikel 2: Verificatie
De beroepsbeoefenaar is niet verplicht de juistheid en volledigheid na te gaan, noch van de bedragen die de opdrachtgever of zijn aangestelden hem overmaken, noch van de betrouwbaarheid van alle akten, contracten, inventarissen, facturen en bewijsstukken van alle aard, die hem door de opdrachtgever worden toevertrouwd of voorgelegd als bewijskrachtige stukken of als stukken die als dusdanig moeten dienen.
Artikel 3: Verplichtingen van de opdrachtgever
Met het oog op de uitvoering van de aan de beroepsbeoefenaar verleende opdracht, verbindt de opdrachtgever zich ertoe om hem nauwgezet alle nodige informatie te verstrekken en met hem samen te werken.
Hij moet er dus op toezien dat de beroepsbeoefenaar tijdig alle noodzakelijke inlichtingen, stukken en bescheiden ontvangt; zo niet zal de beroepsbeoefenaar ontslagen zijn van elke aansprakelijkheid voor de niet-naleving van de termijnen die zijn opgelegd door de wetten, reglementen en akkoorden met betrekking tot de uitvoering van de fiscale, sociale of andere formaliteiten die binnen het bestek van zijn opdracht vallen.
De opdrachtgever verbindt zich ertoe de beroepsbeoefenaar vóór de zevende van elke maand of kwartaal de gerangschikte en uitgesplitste boekhoudingsstukken van de voorbije periode te bezorgen. Belastingaangiften, aanslagbiljetten, vragen om inlichtingen, berichten van wijziging, btw-rekeninguittreksels, btw-inregelstellingen, kortom, alle documenten uitgaande van de fiscale administratie waarbij moet worden gereageerd binnen een wettelijke termijn, moeten bij de beroepsbeoefenaar toekomen binnen drie dagen vanaf de verzending van het document. De documenten worden bij voorkeur ingescand en per mail verzonden. De opdrachtgever wordt verzocht om zich van de goede ontvangst ervan te vergewissen per telefoon of per e-mail.
De boekhoudingsstukken zijn (onvolledige lijst): inkomende en uitgaande facturen, maandstaten van dagontvangsten uitgesplitst naar de betaalwijze, contracten van lening, leasing en huur, alle bankuittreksels (behalve wanneer Coda wordt gebruikt) met ertussen gerangschikte dubbels, details van de gedane overschrijvingen en stortingen, kopieën uit het bijgehouden kasboek, alle documenten inzake lokale belastingen en ten slotte alle andere documenten die de beroepsbeoefenaar vraagt om zijn opdrachten beschreven in deze overeenkomst uit te voeren. De documenten zullen worden gerangschikt volgens de methode van de beroepsbeoefenaar, zo niet zal de tijd nodig voor het opzoeken of rangschikken mee in rekening worden gebracht.
Indien van toepassing zullen de voornoemde documenten door de opdrachtgever worden afgeleverd op het kantoor van de beroepsbeoefenaar, na voorafgaande telefonische afspraak met het secretariaat of na schriftelijke berichtgeving.
Artikel 4: Verplichtingen van de beroepsbeoefenaar
De beroepsbeoefenaar verbindt zich ertoe de grootste zorg te besteden aan de uitvoering van de hem toevertrouwde opdrachten, voor zover hem daartoe de vereiste middelen ter beschikking worden gesteld.
Hij kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de behaalde resultaten wanneer met name de boekhouding van de klant niet gestaafd is door bewijskrachtige bescheiden.
Met het oog op de vrijwaring van de belangen van de opdrachtgever, zal de beroepsbeoefenaar alles in het werk stellen voor de toepassing van de wetten en reglementen die van kracht zijn op het ogenblik van de uitvoering van de opdracht, en dit op basis van de documenten die hem ter beschikking werden gesteld door de opdrachtgever.
Hij kan niet aansprakelijk worden gesteld voor professionele tekortkomingen en vergissingen van juridische, fiscale of boekhoudkundige aard die vóór de inwerkingtreding van deze overeenkomst zouden zijn begaan of zouden kunnen worden toegeschreven aan om het even wie.
Hij zal geenszins aansprakelijk kunnen worden gesteld voor handelingen, verklaringen en gedragingen van zijn klant, van diens aangestelden of van personen die geen deel uitmaken van zijn kantoor, wanneer dit gebeurd is op initiatief van voornoemde personen en/of zonder medeweten van de beroepsbeoefenaar en wanneer zulks een negatieve weerslag zou kunnen hebben op de normale uitvoering van de hem toevertrouwde opdrachten.
Bij laattijdigheid vanwege de opdrachtgever, kan de beroepsbeoefenaar niet verantwoordelijk worden gesteld voor enige administratieve boete, bijslag en/of intrest.
Artikel 5: Wederzijdse aansprakelijkheid
a) De beroepsbeoefenaar is enkel aansprakelijk voor de toepassing van de wettelijke en administratieve reglementen, rechtsleer en rechtspraak die van kracht zijn op de dag van de uitvoering van de opdracht. Aan de beroepsbeoefenaar wordt gevraagd om zoveel mogelijk de bedenkingen aan de opdrachtgever te melden langs schriftelijke weg.
b) Overeenkomstig de geldende wetgeving en de deontologische regels, moet de beroepsbeoefenaar zijn beroepsaansprakelijkheid laten dekken door een verzekeringscontract dat voorziet in de minimumgaranties waarvan de bedragen zijn opgelegd door de beroepsinstituten.
Behalve in geval van bedrog of opzettelijke fout van de beroepsbeoefenaar, moet elke fout van deze laatste waarvoor hij aansprakelijk zou kunnen worden gesteld hem, teneinde een schadevergoeding te kunnen vorderen, uitdrukkelijk worden gemeld binnen een termijn van 3 jaar vanaf de dag dat deze fout werd begaan.
In eerste instantie, en los van elke rechtszaak tussen de beroepsbeoefenaar en de opdrachtgever over de grond en het bedrag van het geschil, moet het verzoek om herstel worden gericht aan de beroepsverzekering die de beroepsbeoefenaar heeft aangegaan.
Indien het verzoek om schadevergoeding legitiem wordt geacht en het bedrag definitief is vastgesteld, wordt een beroep gedaan op de garantie die is voorzien door de verzekering. De opdrachtgever zal dan worden vergoed volgens het ritme en in de mate van de financiële tussenkomst van de verzekering.
Indien het verzoek om schadevergoeding niet legitiem wordt geacht en de verzekering geen enkele aanspraak op de garantie voorziet, kan de opdrachtgever geen hogere schadevergoeding krijgen dan het bedrag gelijk aan het laatste jaarereloon excl. btw.
c) Overeenkomstig de artikels 1200 tot 1216, hoofdstuk IV, deel IV §2 van het burgerlijk wetboek betreffende de hoofdelijkheid tussen schuldenaars, wordt hierbij bepaald dat de opdrachtgever in zijn hoedanigheid van natuurlijke persoon en voor elke rechtspersoon, zijn zaakvoerder in zijn hoedanigheid van afgevaardigde voor het dagelijkse beheer, ten aanzien van de beroepsbeoefenaar hoofdelijk aansprakelijk worden gehouden voor alle prestaties die worden geleverd en gefactureerd in het kader van de samenwerkingsovereenkomst.
Indien de opdrachtgever verzaakt om de facturen te betalen die de beroepsbeoefenaar hem toestuurt voor zijn prestaties, houdt de zaakvoerder in zijn hoedanigheid van afgevaardigde belast met het dagelijkse beheer van de rechtspersoon en in zijn hoedanigheid van natuurlijke persoon, zich persoonlijk en hoofdelijk verantwoordelijk voor de betaling van de erelonen die zijn verschuldigd door de onderneming waarvan hij zaakvoerder is.
d) Indien de opdrachtgever een medewerker van de beroepsbeoefenaar in dienst zou willen nemen binnen één jaar na de ontbinding van de arbeids- of samenwerkingsovereenkomst tussen de beroepsbeoefenaar en de medewerker in kwestie, zou de opdrachtgever de beroepsbeoefenaar een vergoeding verschuldigd zijn die overeenstemt met de kost van de medewerker gedurende één jaar, en dit ongeacht de ontbinding, in gemeen overleg of eenzijdig, van deze opdrachtbrief.
Artikel 6: Onafhankelijkheid
De beroepsbeoefenaar oefent de hem toevertrouwde opdrachten gewetensvol, onpartijdig en nauwgezet uit. Hij zal op eigen initiatief aan die opdrachten verzaken wanneer ze een aantasting kunnen betekenen van zijn onafhankelijkheid en hij zal de opdrachtgever daarvan binnen een redelijke termijn schriftelijk op de hoogte brengen.
Artikel 7: Volmacht
De opdrachtgever kan, via een afzonderlijk document, aan de beroepsbeoefenaar een volmacht verlenen teneinde de wettelijke documenten die moeten worden ingediend volgens diverse wettelijke bepalingen te kunnen ondertekenen.
De beroepsbeoefenaar kan eveneens de bevoegdheid krijgen om bij derden informatie te vragen die rechtstreeks betrekking heeft op de verplichtingen die voortvloeien uit deze opdracht.
Artikel 8: Delegatie
De beroepsbeoefenaar mag, onder zijn eigen verantwoordelijkheid, zijn uit deze overeenkomst voortvloeiende opdrachten geheel of gedeeltelijk doen of laten uitvoeren door zijn gevolmachtigden of aangestelden, met uitzondering voor wat de opdrachten betreft inzake de vertegenwoordiging van de opdrachtgever, waarvoor alleen de houders van een volmacht mogen optreden.
De beroepsbeoefenaar heeft zijn beroepsaansprakelijkheid verzekerd conform de minimumvoorwaarden opgelegd door het Beroepsinstituut van Erkende Boekhouders en Fiscalisten (art.14 KB 23.12.97) en door het Instituut van de accountants en de belastingconsulenten ( art.96 wet 13.04.95 ).
Artikel 9: Plaats
Alle stukken, boeken en bescheiden mogen worden verplaatst. De beroepsbeoefenaar mag ze bij zich houden gedurende de tijd die hij nodig heeft om zijn opdrachten uit te voeren.
Artikel 10: Beroepsgeheim
De beroepsbeoefenaar, evenals zijn gevolmachtigden of aangestelden, verbinden er zich toe, in verband met de aan de beroepsbeoefenaar toevertrouwde opdrachten, het beroepsgeheim te eerbiedigen en blijk te geven van de waardigheid, de eerlijkheid en de discretie die met name het beroep van erkend boekhouder-fiscalist en van accountant of belastingconsulent kenmerken ( art.61&63 – wet van 23/12/05 )
Artikel 11: Witwaswetgeving
De opdrachtgever erkent op de hoogte te zijn van het feit dat de beroepsbeoefenaar onderworpen is aan de wetgeving inzake de voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld (wet van 11 juni 1993).
Artikel 12: Einde van de overeenkomst
De beroepsbeoefenaar en de opdrachtgever kunnen deze overeenkomst te allen tijde ontbinden door middel van een ter post aangetekende opzeggingsbrief binnen een redelijke termijn.
De ontbinding gaat in vanaf de ontvangst van het aangetekend schrijven, binnen een termijn die als volgt is bepaald, behalve indien de partijen anders zijn overeengekomen:
Indien een van de partijen in gebreke blijft, kan aan deze overeenkomst onmiddellijk een einde worden gesteld door de meest gerede partij, door middel van een ter post aangetekend en gemotiveerd schrijven.
De beroepsbeoefenaar neemt, tot het ogenblik dat het dossier overhandigd wordt aan de opdrachtgever of zijn gevolmachtigde, alle bewarende maatregelen met het oog op de vrijwaring van de rechten van de opdrachtgever. Het betreft hier enkel deze maatregelen die noodzakelijk zijn op grond van feiten waarvan de beroepsbeoefenaar kennis had op de dag waarop de opzeggingsbrief werd verstuurd.
De beroepsbeoefenaar vervult zijn prestaties tot de vastgestelde datum van ontbinding, voor zover de opdrachtgever een gepaste provisie van erelonen voorziet en de nodige documenten ter beschikking werden gesteld van de beroepsbeoefenaar.
Deze laatste kan, op verzoek van de opdrachtgever en in overleg met de confrater die het dossier overneemt, nog die prestaties verrichten die betrekking hebben op de periodes die werden afgesloten vóór de werkelijke datum van ontbinding.
De beroepsbeoefenaar maakt tevens melding van de op korte termijn na te leven verplichtingen van de opdrachtgever (bv kennisgeving van de datum van indiening van de fiscale aangifte volgens de planning). In geen enkel geval kan de beroepsbeoefenaar aansprakelijk worden gesteld voor een nalatigheid die werd begaan na de overhandiging van het dossier of na de overname ervan door een confrater.
Artikel 13: Het dossier
De beroepsbeoefenaar stelt van bij de tenlasteneming een permanent elektronisch dossier samen dat in alle omstandigheden volledig eigendom blijft van de opdrachtgever.
Dit dossier bevat een kopie van alle documenten die rechtstreeks werden opgesteld door de opdrachtgever, of die voor de opdrachtgever werden opgesteld door derden: statuten, contracten, attesten, aanslagbiljetten, rekeningsituaties, afschrijvingstabellen, enz.
Bij opzegging wordt het dossier ter beschikking gesteld van de opdrachtgever. Bij de overhandiging van het dossier wordt een gedetailleerde en gedateerde inventaris opgemaakt in twee exemplaren (één exemplaar per partij bij de overeenkomst), die door de beide partijen wordt ondertekend.
Artikel 14: Erelonen
De erelonen worden uitsluitend berekend op basis van een uursysteem, met of zonder verzoek om provisie.
In geval van uursysteem met verzoek om provisie, stuurt de beroepsbeoefenaar de opdrachtgever vooraf een periodieke ereloonnota (maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks) voor een vast bedrag.
Het verzoek om provisie dekt enkel de terugkerende prestaties in de zin van artikel 16 die moeten worden geleverd tijdens de referentieperiode.
Een verzoek om bijkomende provisie kan al dan niet vooraf worden gedaan voor niet-terugkerende prestaties in de zin van artikel 16.
De beroepsbeoefenaar verwittigt de opdrachtgever indien blijkt dat de provisies werden onder- of overschat. In dat geval kan de provisie dienovereenkomstig worden aangepast.
Wanneer de uitgifte van provisies niet gerechtvaardigd is, bijvoorbeeld voor punctuele opdrachten, zal de beroepsbeoefenaar enkel een ereloonnota uitgeven.
De opdrachtgever verbindt zich ertoe om de erelonen contant te betalen zodra hij de ereloonnota heeft ontvangen, door overschrijving op de rekeningen BE07 0013 5084 8066 (BIC: GEBABEBB) of BE47 3101 0606 8980 (BIC: BBRUBEBB) op naam van MDS CONSULTING nv.
De uurtarieven worden jaarlijks geïndexeerd op één januari.
Artikel 15: Uitgaven en administratieve kosten
De beroepsbeoefenaar zal de kosten die hij heeft voorgeschoten in naam en voor rekening van de opdrachtgever (de uitgaven) terugvorderen op basis van een afzonderlijke staat. Het betreft hoofdzakelijk de kosten voor de neerlegging van de jaarrekening, de inschrijving/wijziging bij de KBO, de eventuele registratierechten,…
Bovendien kan de beroepsbeoefenaar de administratieve kosten doorrekenen die zijn verbonden aan het beheer van het dossier. Het betreft met name de communicatiekosten, de kopieerkosten, de kosten van specifiek materiaal, de officiële formulieren en drukwerk, de portkosten, de verplaatsingskosten en de parkeerkosten gemaakt voor rekening van de opdrachtgever.
Artikel 16: Terugkerende en niet-terugkerende prestaties
Voor het begrip van de vorige artikels zijn enkel de prestaties die uitdrukkelijk zijn bedoeld in artikel 1, delen 2 en 3 (boekhouding, vennootschapsrecht en fiscaliteit) terugkerende prestaties.
Behalve indien anders is bepaald in de bijzondere voorwaarden, worden alle andere prestaties bedoeld in artikel 1 delen 4 en 5 als niet-terugkerend beschouwd.
Artikel 17: Laattijdige betaling
In de mate dat de beroepsbeoefenaar en de opdrachtgever handelen in het kader van de uitoefening van een economische of zelfstandige beroepsactiviteit of een vrij beroep, is de wet van 16 februari 2011 van toepassing.
De nog verschuldigde bedragen brengen van rechtswege, vanaf de factuurdatum en zonder ingebrekestelling, een verwijlintrest op die is voorzien in de wet van 16 februari 2011 betreffende bestrijding van betalingsachterstand bij handelstransacties.
Ze worden bovendien vermeerderd met 15%, met een minimum van 50,00 € bij wijze van forfaitaire vergoeding voor de administratieve kosten en alle andere interne kosten van de schuldeiser als gevolg van de laattijdige betaling.
In het geval van gerechtelijke procedure, zijn de werkelijke inningskosten ten laste van de opdrachtgever. De rechtsplegingskosten zijn steeds ten laste van de opdrachtgever.
Indien de wet van 16 februari 2011 niet van toepassing is, met name omdat de opdrachtgever niet handelt in het kader van de uitoefening van een economische of zelfstandige beroepsactiviteit of een vrij beroep, aanvaardt de opdrachtgever uitdrukkelijk de toepassing van de drie voornoemde bepalingen.
Artikel 18: Opschorting van prestaties
In geval van niet-betaling van alle verschuldigde bedragen, behoudt de beroepsbeoefenaar zich zonder verwittiging het recht voor om alle prestaties op te schorten tot wanneer de schuld volledig is betaald.
Artikel 19: Betwistingen
Alle betwistingen over de gevorderde bedragen moeten schriftelijk op het kantoor van de beroepsbeoefenaar worden gemeld binnen een termijn van 7 kalenderdagen vanaf de datum van verzending van de ereloonnota.
Na deze termijn wordt de schuldvordering als definitief beschouwd en is het bedrag op onbetwistbare wijze verschuldigd.
Artikel 20: Rechtbanken
Alle geschillen die zouden ontstaan omtrent de uitvoering of interpretatie van deze overeenkomst, vallen: