Les termes du présent document constituent les conditions générales et particulières régissant la relation entre le mandant et le professionnel.
Légalement, seul un professionnel repris au tableau de l’ITAA (Institute for Tax Advisors and Accountants) peut tenir une comptabilité pour compte de tiers. Le professionnel est soumis par son ordre au respect d’une déontologie très stricte. La présente lettre de mission respecte cette déontologie et s’inspire du modèle que propose l’Institut à ses membres.
Nous vous invitons cependant à porter une attention plus particulière aux articles 12 à 18 de ce document. Ils expliquent en détail le mode de fonctionnement qui nous est propre.
Le professionnel s’engage à respecter les conditions générales en acceptant la mission. Le mandant est réputé les accepter explicitement en payant nos honoraires.
Tout changement est signalé au mandant par le biais d’une communication sur sa note d’honoraires ou par tout autre moyen de communication.
MDS Consulting est en conformité avec le RGPD
En date du 25 mai 2018, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est entré en vigueur.
Le RGPD a pour but d’améliorer la protection des données à caractère personnel.
De par la mission confiée par le mandant au professionnel, ce dernier est amené à collecter – de manière strictement confidentielle – des informations comptables, fiscales, juridiques et sociales au sujet du mandant et dont certaines peuvent être considérées comme « sensibles ».
Le professionnel assure une sécurité optimale sur le traitement et la conservation rigoureuse de ces données.
Le professionnel met à disposition du mandant :
MDS Consulting est membre de Kreston International
Kreston International est un réseau mondial de cabinets indépendants composés de professionnels du chiffre qui proposent des services de qualité à leurs propres clients.
Bien que chaque cabinet soit membre de Kreston International ( société de droit anglais à responsabilité limitée ) celle-ci ne propose aucun service professionnel ni aux cabinets membres ni aux clients des cabinets membres.
Les membres de Kreston sont des entités séparées et ne sont associés les uns aux autres que par leur adhésion à ce même réseau.
De nombreux membres – et c’est le cas pour MDS Consulting – utilisent le nom de Kreston comme enseigne commerciale.
Aucune disposition ou règle de Kreston ne constitue ou n’implique une relation d’agent ou une association quelconque entre Kreston International et les cabinets membres du réseau.
En fonction des activités du mandant, MDS Consulting peut être amenée :
Dans le cas où suite à notre mise en contact, le mandant utilise les services de ces dirigeants ou de ce personnel d’autres membres de Kreston, il est nécessaire au mandant d’établir de manière directe avec le membre des dispositions légales propres sans que MDS Consulting ne puisse être partie à la convention ou que sa responsabilité ne puisse être évoquée.
Par conséquent, le professionnel n’est pas responsable pour les prestations qu’un autre membre du réseau effectue pour le compte du mandant.
Le fait d’avoir éventuellement été mis en contact via un autre membre du réseau n’entraîne aucune dépendance ou responsabilité de la part de ce dernier, de ses dirigeants et de son personnel.
Lorsque MDS Consulting fait appel à ces services pour mener à bien sa mission, ils sont considérés comme étant des services effectués pour le compte de MDS Consulting par des sous-traitants et non par des dirigeants ou du personnel d’autres membres de Kreston voire de Kreston International.
Par conséquent, MDS Consulting est responsable de ces prestations comme s’ils faisaient partie de ses dirigeants ou de son personnel.
Kreston International et tout autre membre de Kreston n’assument aucune responsabilité envers le mandant sauf celles faisant partie d’une convention ad hoc.
En acceptant les termes de la présente lettre de mission :
Chaque cabinet membre de Kreston, Kreston International, chaque dirigeant ou membre de leur personnel et chacun de nos dirigeants ou membre du personnel pourront bénéficier expressément de cette clause de protection, s’appuyer sur ses principes en cas de litige et faire respecter ses conditions.
Article 1 : La mission
1.1 Le mandant, agissant en la qualité précisée ci-avant, déclare par la présente confier au professionnel qui accepte, la ou les missions énumérées ci-après. Les missions sont strictement limitées aux activités et périodes citées ci-dessous. Elles n’emportent qu’une obligation de moyen et non de résultat. Les missions citées peuvent être adaptées en fonction de l’évolution de la situation du mandant, du professionnel ou de la législation s’appliquant à la profession de comptable fiscaliste agréé. Les deux parties peuvent solliciter cette adaptation qui résulte de la signature explicite par les deux parties d’un avenant à la convention d’origine ou des faits.
1.2 Comptabilité / Droit des sociétés
Art. 49 – Loi du 22 avril 1999 – :
« Exerce l’activité professionnelle de comptable celui qui, d’une manière habituelle et indépendante et pour le compte de tiers, réalise :
– l’organisation des services comptables et le conseil en ces matières ;
– l’ouverture, la tenue, la centralisation et la clôture des écritures comptables propres à l’établissement des comptes ;
– la détermination des résultats et la rédaction des « comptes annuels » dans la forme requise par les dispositions légales en la matière ;
– les activités visées à l’article 38 »
1.3 Droit fiscal
Art. 38 – Loi du 22 avril 1999 – :
« les activités de conseil fiscal consistent à :
1° donner des avis se rapportant à toutes matières fiscales ;
2° assister les contribuables dans l’accomplissement de leurs obligations fiscales ;
3° représenter les contribuables »
1.3.1 T.V.A.
1.3.2 Impôts directs
1.4 Missions spéciales
1.5 Divers
Article 2 : Vérification
Le professionnel est dispensé de vérifier le caractère juste et complet des montants qui lui sont confiés par le mandant ou ses préposés de même que la crédibilité de tous actes, contrats, inventaires, factures et pièces justificatives de toute nature, qui lui seraient confiés ou présentés par le mandant comme documents probants ou à utiliser comme tels.
Article 3 : Obligations du mandant
Eu égard à la mission confiée au professionnel, le mandant s’engage à respecter scrupuleusement son devoir d’information complète et son devoir de collaboration.
Il doit donc veiller à ce que le professionnel reçoive en temps utile tous les renseignements, pièces et documents nécessaires ; faute de quoi, le comptable sera dégagé de toute responsabilité pour non-respect des délais impartis par les lois, règlements et accords pour l’exécution des formalités fiscales, sociales ou autres qui tombent sous le couvert de sa mission.
Le mandant s’engage à fournir au professionnel pour le septième jour de chaque mois ou trimestre les pièces comptables classées et répertoriées relatives à la période précédente. Déclarations fiscales, avertissements extrait de rôle, demandes d’informations, avis de rectification, extraits de compte T.V.A., régularisations T.V.A., en d’autres mots, tous les documents émanant de l’administration fiscale auxquels il faut réagir dans un délai légal, sont à faire parvenir au professionnel comptable dans les trois jours de la date d’envoi du document. Les documents doivent de préférence être scannés et envoyés par mail. Le mandant est invité de s’assurer alors par téléphone ou par retour de mail de la bonne réception.
Sans que la liste soit exhaustive, les pièces comptables sont : factures d’entrée, factures de sortie, état mensuel des recettes journalières scindées suivant le mode de paiement, contrat d’emprunts, de leasing et de location, tous les extraits bancaires (sauf utilisation du Coda) avec, intercalés, les détails des virements et versements, des copies du livre de caisse tenu à jour, tous les documents relatifs aux impôts locaux et finalement tous les autres documents que le professionnel demande en vue d’exécuter ses missions telles que décrites dans la présente convention. Les documents seront classés selon la méthode du professionnel, faute de quoi le temps nécessaire aux recherches ou classements pourra être porté en compte.
Si d’application, les documents précités seront fournis par le mandant au bureau du professionnel soit après appel téléphonique préalable au secrétariat, soit après écrit transmis par toute autre voie.
Article 4 : Obligations du professionnel
Le professionnel s’engage à apporter le plus grand soin à l’exécution des missions qui lui sont confiées, dans la mesure où les moyens réclamés à cet effet auront été mis à sa disposition.
Il ne peut pas être tenu responsable des résultats obtenus, notamment au cas où la comptabilité du client ne serait pas étayée par des documents probants.
Eu égard à la sauvegarde des intérêts du mandant, le professionnel doit tout mettre en œuvre pour l’application des lois et règlements en vigueur au moment de l’exécution de sa mission sur base des documents qui lui ont été transmis par le mandant.
Il ne peut être tenu responsable des fautes et erreurs professionnelles d’ordre juridique, fiscal ou comptable qui auraient pu être commises ou imputables à quiconque avant l’entrée en vigueur de la présente convention.
Il ne pourra aucunement voir sa responsabilité engagée pour des actes, déclarations et agissements de son client, des préposés de celui-ci ou de tout tiers à son bureau, de leur propre initiative et/ou à l’insu du professionnel, et qui pourraient avoir des répercussions défavorables sur l’exécution normale des missions qui lui sont confiées.
En cas de retard du mandant, le professionnel ne peut être tenu responsable de la moindre sanction administrative, surtaxe et/ou intérêts.
Article 5 : Responsabilités réciproques
a) Le professionnel est seul responsable de l’application des règlements administratifs et légaux, doctrine et jurisprudence, en vigueur au jour de l’exécution de la mission. Il est demandé au professionnel de communiquer ses remarques au mandant, autant que possible par écrit.
b) Conformément à la législation en vigueur et aux règles déontologiques, le professionnel doit faire couvrir sa responsabilité professionnelle par un contrat d’assurance prévoyant des garanties minimales dont les montants sont imposés par les instituts professionnels.
Sauf en cas de dol ou faute intentionnelle du professionnel, toute faute de ce dernier donnant lieu à une mise en cause de sa responsabilité devra, pour pouvoir donner lieu à une indemnisation, lui être expressément dénoncée dans un délai de 3 ans à compter de la survenance de ladite faute.
En premier recours, et indépendamment de toute procédure entre le professionnel et le mandant quant au fond et au montant du litige, la demande de réparation sera transmise à l’assurance professionnelle souscrite par le professionnel.
Dans le cas où la demande d’indemnisation viendrait à être considérée comme légitime, et son montant définitivement fixé, il sera alors fait appel à la garantie prévue par l’assurance. Le mandant sera alors indemnisé au rythme et dans la mesure de l’intervention financière de l’assurance.
Dans le cas où la demande d’indemnisation viendrait à ne pas être considérée comme légitime et qu’aucun appel à la garantie ne serait prévu par l’assurance, le mandant ne pourra pas être indemnisé au-delà d’une somme équivalente à la dernière année d’honoraires hors TVA.
c) En référence aux articles 1200 à 1216 Chapitre IV Section IV §2 du code civil relatifs à la solidarité entre débiteurs, il est, par la présente, entendu que le mandant en sa qualité de personne physique et pour toute personne morale, son dirigeant d’entreprise en sa qualité de délégué à la gestion journalière, sont tenus solidairement responsable vis-à-vis du professionnel pour toutes les prestations fournies et facturées dans le cadre du contrat de collaboration.
En cas de manquement du mandant à son obligation d’acquitter les factures de prestations établies par le professionnel, le dirigeant d’entreprise en sa qualité de délégué en charge de la gestion journalière de la personne morale ainsi qu’en sa qualité de personne physique, se tient personnellement et solidairement responsable de l’acquittement des honoraires dus par la Société dont il est dirigeant d’entreprise.
d) Dans le cas où le mandant souhaiterait engager à son service un collaborateur du professionnel dans une période inférieure à un an après la résiliation du contrat de travail ou de collaboration entre le professionnel et le collaborateur en question, une indemnité correspondante à une année complète de coût du collaborateur serait due par le mandant au professionnel et ce indépendamment de toute résiliation de commun accord ou unilatérale de la présente lettre de mission.
Article 6 : L’indépendance
Le professionnel exécute les missions qui lui sont confiées avec conscience, impartialité et rigueur. Il renoncera de sa propre initiative à ses missions si celles-ci risquent de porter atteinte à son indépendance, ce dont il en avertira le mandant par écrit dans un délai raisonnable.
Article 7 : Procuration
Le mandant peut donner, par document séparé, une procuration au professionnel afin de pouvoir signer les documents légaux qui doivent être introduits dans le respect des dispositions légales.
Le professionnel peut également recevoir le pouvoir de solliciter des informations auprès des tiers qui ont un rapport direct avec les obligations résultant de cette mission.
Article 8 : Délégation
Le professionnel peut, sous sa propre autorité, exécuter ou laisser exécuter totalement ou partiellement les missions découlant de cette convention par ses mandataires ou préposés, à l’exception des missions relatives à la représentation du mandant, pour lesquelles seules les personnes détentrices d’une procuration peuvent intervenir.
Le professionnel a assuré sa responsabilité professionnelle conformément aux conditions minimales imposées par l’Institut Professionnel des Comptables et Fiscalistes Agréés (art.14 A.R. 23.12.97) et par l’Institut des Experts-comptables et des Conseils fiscaux ( art.96 loi 13.04.95 ).
Article 9 : Lieu
Toutes les pièces, livres et documents peuvent être déplacés. Le professionnel peut les conserver tout le temps nécessaire à l’accomplissement de missions qui lui sont imparties.
Article 10 : Secret professionnel
Le professionnel ainsi que ses mandataires et préposés, s’engagent, dans le cadre des missions qui lui sont confiées à respecter le secret professionnel et à faire montre de dignité, de probité et de délicatesse, ce qui caractérise notamment la profession de comptable fiscaliste agréé et celle d’expert-comptable ou de conseil fiscal ( art.61&63 – loi du 23/12/05 )
Article 11 : Loi anti-blanchiment
Le mandant reconnaît être au courant que le professionnel est soumis à la législation relative à la prévention de l’utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux (loi du 11 juin 1993).
Article 12 : Fin de la convention
Le professionnel et le mandant pourront en tout temps résilier la présente convention moyennant l’envoi recommandé d’une lettre de résiliation par la poste.
La résiliation prendra effet à partir de la réception de la lettre recommandée dans un délai fixé comme suit, sauf autre accord entre les parties :
En cas de manquement manifeste d’une ou des deux parties, il peut être immédiatement mis fin à la présente convention par la partie la plus diligente moyennant l’envoi d’une lettre recommandée et motivée.
Jusqu’au moment de la remise du dossier au mandant ou à son mandataire, le professionnel prendra toutes les mesures conservatoires en vue de la sauvegarde des droits de son mandant. Il ne s’agit ici que des mesures nécessaires dont le professionnel avait connaissance au jour de l’envoi de la lettre de résiliation.
Le professionnel poursuivra ses prestations jusqu’à la date fixée de résiliation, pour autant que le mandant constitue une provision d’honoraires adéquate et que les documents nécessaires aient été mis à la disposition du professionnel.
Ce dernier pourra, sur demande du mandant et en concertation avec le confrère repreneur du dossier, s’occuper de prestations relatives aux périodes clôturées avant la date effective de résiliation.
Le professionnel mentionnera également les obligations à respecter à court terme par le mandant (ex. information quant à la date d’introduction de la déclaration fiscale conformément au planning). En aucun cas le professionnel ne sera tenu responsable d’un manquement survenu après la remise du dossier ou après la reprise par un confrère.
Article 13 : Le dossier
Dès la prise en charge, le professionnel constitue un dossier permanent électronique restant en toutes circonstances la totale propriété du mandant.
Font partie de ce dossier, une copie de tous les documents directement établis par le mandant ou pour lui par des tiers : statuts, contrats, attestations, avertissement extrait de rôle, situation de compte, tableaux d’amortissement, etc.…
En cas de résiliation, le dossier sera remis à la disposition du mandant. A l’occasion de la remise du dossier, un inventaire détaillé est rédigé en deux exemplaires (un exemplaire par partie présente à la convention) qui sont datés et signés par les deux parties.
Article 14 : Honoraires
Les honoraires sont exclusivement calculés sur base d’un système horaire avec ou sans demande de provision.
Dans le cas du système horaire avec demande de provision, le professionnel adressera anticipativement au mandant une note d’honoraires périodique (mensuelle, trimestrielle ou annuelle) d’un montant fixe.
La demande de provision couvre uniquement les prestations récurrentes au sens de l’article 16 à fournir durant la période de référence.
Une demande de provision complémentaire pourra être établie anticipativement ou non pour des prestations non récurrentes au sens de l’article 16.
Le professionnel avertira le mandant s’il apparaît que les provisions sont nettement sur- ou sous-évaluées. La provision pourra alors être adaptée en conséquence.
Lorsque l’émission de provisions ne se justifie pas, par exemple pour des missions ponctuelles, le professionnel émettra simplement une note d’honoraires.
Le mandant s’engage à payer les honoraires au comptant dès réception de la note d’honoraires par versement sur les comptes BE07 0013 5084 8066 ( BIC : GEBABEBB ) ou BE47 3101 0606 8980 ( BIC : BBRUBEBB ) ouverts au nom de MDS CONSULTING sa.
Les tarifs horaires sont indexés annuellement au premier janvier.
Article 15 : Débours et frais administratifs
Le professionnel récupérera les frais avancés par lui au nom et pour le compte du mandant (les débours) sur base d’un état séparé. Il s’agit essentiellement des frais de dépôt des comptes annuels, des frais liés à l’inscription/la modification auprès de la B.C.E., les éventuels droits d’enregistrement…
En outre, le professionnel pourra refacturer les frais administratifs liés à la gestion du dossier. Il s’agit notamment des frais de communication, photocopies, matériel spécifique, formulaires et imprimés officiels, frais postaux, frais de déplacements et frais de stationnement exposés pour compte du mandant.
Article 16 : Des prestations récurrentes et non récurrentes
Pour la compréhension des articles précédents, seules les prestations expressément visées à l’article 1, sections 2 et 3 (comptabilité, droit des sociétés et fiscalité), sont dites récurrentes.
Sauf stipulation contraire dans les conditions particulières, toutes les autres prestations visées à l’article 1 sections 4 et 5 sont réputées non récurrentes.
Article 17 : Retard de paiement
Dans la mesure où le professionnel et le mandant agissent dans le cadre de l’exercice d’une activité économique, professionnelle indépendante ou libérale, la loi du 16 février 2011 est d’application.
Les sommes restant dues portent de plein droit, à compter de la date de la facture, et sans mise en demeure, un intérêt de retard au taux prévu par la loi du 16 février 2011 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales.
Elles seront en outre majorées de 15%, avec un minimum de 50,00 € à titre d’indemnité forfaitaire pour les frais administratifs et tous autres frais internes encourus par le créancier par suite d’un retard de paiement.
En cas de procédure judiciaire, les frais de recouvrement réellement encourus seront à charge du mandant.
Les frais judiciaires sont toujours à charge du mandant.
Si la loi du 16 février 2011 n’était pas d’application, notamment parce que le mandant n’agit pas dans la cadre de l’exercice d’une activité économique, professionnelle indépendante ou libérale, le mandant accepte explicitement l’application des trois clauses citées ci-dessus.
Article 18 : Suspension de prestations
En cas de non-paiement de toutes sommes dues, le professionnel se réserve le droit, sans préavis, de suspendre toutes prestations jusqu’à apurement total de la dette.
Article 19 : Contestations
Toutes contestations de sommes réclamées doit parvenir par écrit à l’adresse du cabinet du professionnel dans un délai de 7 jours calendriers à compter de la date d’envoi de la note d’honoraires.
Après expiration de ce délai, la créance est considérée comme définitive et son montant incontestablement dû.
Article 20 : Tribunaux
Tout différend pouvant surgir à l’occasion de l’exécution ou de l’interprétation de la présente convention sera :